Tugas 2- Mail MargeKerjakan di Weblog Anda masing-masing dengan segala aturan yang sudah diajarkan oleh SUHU PSPB RONGGOLAWEZ21 !!! 1. Definisi Mail Merge ? 2. Sebutkan dan jelaskan 3 (tiga) unsur pokok Mail Merge ! 3. Sebutkan dan jelaskan tentang Database ! 4. Manfaat Database ? 5. Contoh-contoh software aplikasi pembuat data berbasis Database ! Minimal 5. 6. Sebutkan dan jelaskan prosedur membuat dokumen bergaya Mail Merge ! 7. Sebutkan dan jelaskan prosedur membuat Main Document (Master Surat) dalam Mail Merge ! 8. Sebutkan dan jelaskan prosedur membuat Data Source (Source Data) dalam Mail Merge ! 9. Jelaskan mengapa harus terlebih dahulu membuat Main Document dalam Mail Merge !? 10. Jelaskan prosedur Merger "Main Document" dengan "Data Source" dalam Mail Merge ! 11. Dalam proses membuat Dokumen Mail Merge, bisa apa tidak langkahnya diubah yakni : Pertama, membuat Data Source dahulu; Kedua, membuat Main Document; Ketiga, menggabungkan keduanya ? Jelaskan dong ! 12. Dalam proses membuat Dokumen Mail Merge, bisa apa tidak langkahnya diubah yakni : Pertama, menggabungkan Main Document dengan Data Source; Kedua, membuat Main Document; Ketiga, membuat Data Source ? Jelaskan lagi dong dong ah ! 13. Bagaimanakah prosedur menyimpan secara aman atas Dokumen Mail Merge yang dibuat ? 14. Jelaskan, apa ekstensi file yang berupa Dokumen Mail Merge ! 15. Bagaimanakah cara mengenali suatu Dokumen yang sudah dibuat dan disimpan di suatu Drive, misalnya Drive D ? Jelaskan ! 16. Bagaimanakah cara membuka Dokumen Mail Merge yang sudah disimpan di suatu Drive ? 17. Bisa diedit apa tidak,"Dokumen Mail Merge" yang sudah tersimpan di suatu Drive ? Jelaskan dong caranya ! 18. Bisa dicopy apa tidak ,"Dokumen Mail Merge" yang sudah tersimpan di suatu Drive ? Jelaskan dong caranya ! 19. Bisa dihapus apa tidak,"Dokumen Mail Merge" yang sudah tersimpan di suatu Drive ? Jelaskan dong, mengapa menghapusnya ? 20. Dokumen Mail Merge dibuat melalui Software Aplikasi, apa namanya ? 21. Software apa sajakah yang menjadi saudara/saudari dari software Microsoft Word ? 22. Software Microsoft Word dan Saudara/Saudarinya masuk rumpun apakah ? Nama Perusahaan Produsennya ? Alamatnya termasuk Websitenya ? 23. Software Microsoft Word dan Saudara/Saudarinya, termasuk Open Source Software (Free Program) ataukah Close Source Software (Paid Program) ? Jelaskan! 24. Bisakah Dokumen Mail Merge dibuat melalui Software "Ms Excel, Ms Power Point, Ms Outlook, dan Ms Publisher ? Mengapa demikian ? 25. Bisakah Dokumen Mail Merge dibuat melalui Website Blogspot dan yang sejenisnya ? Mengapa demikian ? 26. Sebutkan dan jelaskan manfaat membuat Dokumen Mail Merge ! Minimal 3. 27. Dokumen Mail Merge yang sudah dibuat, apakah akan dicetak seluruhnya ? Mengapa demikian ? 28. Bagaimanakah cara mencetak Dokumen Mail Merge ? 29. Bisakah, Dokumen Mail Merge diconvert (diubah) dalam tampilan Dokumen Bergaya PDF ? 30. Jelaskan, apakah PDF itu ? 31. Apa kepanjangan PDF itu ? 32. Apa tujuan membuat Dokumen PDF ? 33. Dengan software apakah, bisa mengubah Dokumen Mail Merge ke dalam PDF Mail Merge ? 34. Gratis ataukah Berbayar,"Software Creator PDF" itu ? Bilamana gratis, silahkan Free Download, di manakah untuk mendapatkannya. Bilamana sudah mendapatkannya, silahkan diinstallkan ke dalam Komputer Anda ! Bilamana Berbayar, beli di manakah ? Silahkan beli, kalau memang ingin membelinya ! 35. Sebutkan dan jelaskan Keunggulan dan Kelemahan Software "Open Source" dan Software "Close Source" ? JAWAB: Definisi Mail Merge Definisi Mail Merge adalah surat gabung atau gabungan surat dari file yang berbeda dijadikan satu dan disimpan pada file yang berbeda pula. Tidak mengganggu file-file yang asli.. Ada tiga atau empat tahapan yang harus dilakkan pada saat bekerja menggunakan fasilitas Mail Merge, yaitu tahap kesatu membuat dokumen dalam bentuk data isian, tahap kedua membuat tabel database, tahap ketiga mengisi database, tahap keempat menggabungkan file. Mail merge adalah untuk menyederhanakan dokumen repetitif dan tugas. Mail merge can be used for creating many documents at once that contain identical formatting, layout, text, graphics, etc., and where only certain portions of each document varies. Mail merge dapat digunakan untuk membuat banyak dokumen sekaligus yang berisi format identik, layout, teks, grafik, dll, dan di mana hanya bagian tertentu dari setiap dokumen bervariasi. Mail merge is also used for generating mailing labels, envelopes, address lists, personalised training handouts, etc. As well as hard copy mailshots, it can be used to generate multiple emails and electronic faxes. Mail merge juga digunakan untuk menghasilkan label surat, amplop, daftar alamat, handout pelatihan pribadi, dll Selain mailshots hard copy, dapat digunakan untuk menghasilkan beberapa email dan faks elektronik. And it can even be used to create a “ friendly ” front-end to spreadsheet or database information. Dan bahkan dapat digunakan untuk menciptakan sebuah "ramah" front-end untuk spreadsheet atau database informasi. Data Base (basis data) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan. Hubungan antar data dapat ditunjukan dengan adanya field/kolom kunci dari tiap file/tabel yang ada. Dalam satu file atau table terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas yang seragam. Satu record (umumnya digambarkan sebagai baris data) terdiri dari field yang saling berhubungan menunjukan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan disimpan dalam satu record. Adapun Struktur Database adalah:Database File/Table Record Elemen data/FieldDari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa basis data mempunyai beberapa kriteria penting, yaitu : 1. Bersifat data oriented dan bukan program oriented. 2. Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis datanya. 3. Dapat dikembangkan dengan mudah, baik volume maupun strukturnya. 4. Dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah 5. Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda. Prinsip utama Data Base adalah pengaturan data dengan tujuan utama fleksibelitas dan kecepatan pada saat pengambilan data kembali. Adapun ciri-ciri basis data diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Efisiensi meliputi kecepatan, ukuran, dan ketepatan 2. Data dalam jumlah besar. 3. Berbagi Pakai (dipakai bersama sama/Sharebility). 4. Mengurangi bahkan menghilangkan terjadinya duplikasi dan ketidakkonsistenan data. Penggunaan teknologi database didunia bisnis bermanfaat menghemat waktu dan biaya karena dengan database yang terkomputerisasi kita bisa banyak menyimpan informasi seperti mencetak, memuat, menampilkan data yang akurat, memudahkan pengaksesan data, mengisolasi data untuk di standarisasikan, mengurangi redundasi data dan inkonsistensi. Dan yang menjadi faktor pertimbangan bagi para pelaku bisnis dalam skala besar adalah apabila desain yang dibangun tidak cermat dapat menyebabkan hilangnya data yang di butuhkan, data yang tidak konsisten, proses update yang lambat dan lain-lain. Pada tutorial kali ini saya berikan contoh penggunaan mail merge untuk membuat sertifikat. Untuk sumber datanya saya menggunakan OpenOffice.org Calc karena dengan aplikasi ini kita bisa melakukan perhitungan, menggunakan rumus-rumus dan fungsi-fungsi logika. Simak tutorial berikut ini. Langkah 1 Dengan OpenOffice.org Writer buatlah dokumen utama seperti berikut ini. Simpan dengan nama utama.odt. (hanya contoh). dok utama Klik disini untuk download dokumen utamanya. Langkah 2 Titik-titik di atas (nama, nilai dan keterangan lulus/tidak lulus) diisi dengan sumber data yang dibuat dengan OpenOffice.org Calc. Untuk menuju ke OpenOffice.org Calc, cukup klik di bawah menu file di atas. langkah 2 Selanjutnya, silahkan Anda buat sumber data seperti berikut ini. Jangan lupa simpan data Anda dengan nama sumber.ods. Klik disini untuk download file: sumber.ods langkah21 Keterangan: 1.Untuk menentukan jumlah, blok dulu ketiga sel C2 sampai dengan E2, setelah itu klik tanda sigma. Atau gunakan rumus=SUM(C2:E2). Untuk jumlah di bawahnya tinggal double click pada sel F2. 2.Keterangan ditentukan dengan rumus: jika Jumlah > 230 maka peserta yang bersangkutan dinyatakan Lulus. Untuk rumus di G2, gunakan rumus berikut ini. =IF(F2>230;”LULUS”;”TIDAK LULUS”) Langkah 3 Selanjutnya, kembali dokumen utama di OpenOffice.org Writer. Pada langkah ini kita akan menghubungkan dokumen utama dan sumber data. Untuk mengambil sumber data dari dokumen spreadsheet, klik File –> Wizards –> Address Data Source. langkah3 Langkah 4 Kemudian pilih Other external data source. Langkah 5 Pada Connection Setting pilih Setting –> Spreadsheet –> Next. Langkah 6 Arahkan menuju file sumber data Anda. Klik Browse –> Finish. Anda dapat melakukan Test Connection terlebih dahulu untuk menguji apakah file Anda benar-benar bisa diubungkan. Langkah 7 Pada Field Assigment biarkan sesuai dengan defaultnya saja. Pada Data Source Title, gantilah judulnya misalnya, Daftar Nilai. Klik Next –> Finish untuk mengakhiri. langkah7 Langkah 8 Selanjutnya, tekan tombol F4 atau klik menu View –> Data Sources, sehingga Anda memiliki tampilan Data Source seperti berikut. Klik dua kali pada Sheet1 untuk melihat sumber data yang telah kita buat di aplikasi spreadsheet. Jika Anda menemui kesulitan